Problemas habituales con el depósito de las Cuentas Anuales

Antonio Valmaña Cabanes

Abogado Dpto. Mercantil

Ceca Magán Abogados Barcelona

Se acerca el momento culminante en materia de Cuentas Anuales para la mayor parte de las empresas, ya que la inmensa mayoría de las sociedades mercantiles cierran su ejercicio a 31 de diciembre. Por ello, antes de finalizar el próximo mes de junio deben tenerlas ya aprobadas por sus respectivas juntas y proceder, después, a su depósito en el Registro Mercantil.

Este depósito es una obligación impuesta por la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y debe respetarse muy escrupulosamente, por cuanto su incumplimiento conlleva graves consecuencias que pueden alterar el normal funcionamiento de la sociedad: por ejemplo, el cierre de la hoja registral, con lo que resultaría imposible inscribir actos posteriores, como nombramiento de nuevos administradores o modificaciones estatutarias. Esta obligación está sometida, por otro lado, a muchos requisitos de forma que conviene observar. De lo contrario, el Registro Mercantil no admitirá el depósito de las Cuentas hasta que se subsanen todos los defectos que haya detectado. Interesa sobre todo incidir en el tipo de análisis que el Registro efectúa del depósito: es un análisis (la calificación) sobre la forma en que las Cuentas se llevan al depósito, no sobre su contenido sustantivo. Así, no se admitirán unas Cuentas que no estén debidamente firmadas por todos los administradores (o en donde se haga constar justificadamente por qué falta la firma de alguno de ellos), pero no se entrará a valorar si el inmovilizado material o la tesorería están correctamente recogidos en el balance, puesto que la calificación no alcanza, como decíamos al contenido sustantivo de las Cuentas.

Debido a la necesidad de superar este examen de calificación que realiza el Registro, es muy importante cumplir adecuadamente con todos los requisitos de forma exigibles. Buena muestra de ello son las numerosas Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado (RDGRN) relacionadas con este tipo de problemas. Sin voluntad exhaustiva, podemos repasar unos cuantos supuestos:

1. Cuando la sociedad está obligada a auditar sus Cuentas, sólo cabe el depósito si se acompaña el preceptivo informe de auditoría y éste cumple con el requisito de ofrecer a los socios "una información clara sobre el estado patrimonial de la sociedad". Incluso cuando el informe incorpore importantes salvedades, se admite el depósito si dicha información se entiende suficiente para tal fin (RDGRN de 11 de marzo de 2014 y RDGRN de 10 de enero de 2014). Por el contrario, cuando el auditor manifiesta en su informe que no puede emitir opinión porque la sociedad no le ha facilitado la información mínima suficiente para ello, no se admite el depósito (RDGRN de 8 de enero de 2014 y RDGRN de 5 de septiembre de 2013).

2. En el momento en que se llevan las Cuentas al depósito, el Registrador las califica según el estado de la documentación y de la sociedad en ese momento. A modo de ejemplo: si el socio minoritario ha solicitado un informe de auditoría y, en el momento en que se califican las Cuentas dicha petición está vigente o pendiente de recurso, la posterior renuncia no permite que las Cuentas se depositen sin dicho informe (RDGRN de 3 de diciembre de 2013). Del mismo modo, la calificación debe llevarse a cabo aplicando la ley vigente. Así lo vemos en el siguiente supuesto: la Ley Concursal, antes de su reforma en 2011, eximía a la concursada de presentar informe de auditoría del primer ejercicio en que estuviera en concurso; la referida reforma suprimió esa posibilidad. En el caso de una sociedad cuyo concurso se declaró antes de la entrada en vigor de la reforma, el depósito era posible sin informe de auditoría porque la norma aplicable en ese momento era la anterior (RDGRN de 29 de noviembre de 2013).

3. La totalidad de los documentos que integran las Cuentas deben depositarse en el mismo formato. Puede elegirse entre el envío telemático, la presentación en soporte DVD/CD o en soporte papel. Pero una vez escogida uno de esos formatos, no cabe aportar unos documentos en CD y otros en papel, por ejemplo (RDGRN de 4 de diciembre de 2013). Peor aún es el supuesto de que algún documento se presente simultáneamente en CD y en papel y se constaten contradicciones entre ambas versiones (RDGRN de 5 de diciembre de 2013).

4. Si el depósito se efectúa mediante envío telemático, es imprescindible que el certificado del acuerdo de junta por el que se aprobaron las Cuentas incorpore la huella digital, que es el "algoritmo que se incorpora en el momento de crear el soporte" y acredita, por tanto, que las Cuentas aprobadas son las que corresponden al fichero informático generado (RDGRN de 17 de octubre de 2013).

5. El depósito de las Cuentas de un ejercicio requiere que todas las de los ejercicios anteriores estén previamente depositadas. Tanto si esas Cuentas anteriores no se han llevado al depósito como si han sido rechazadas, no se podrán depositar las posteriores (RDGRN de 18 de noviembre de 2013). Cuando el rechazo de las Cuentas anteriores se deba a conflictos entre los socios, la cuestión deberá ser dirimida ante los tribunales de Justicia, pero no podrán depositarse en todo caso las Cuentas de los ejercicios posteriores (RDGRN de 19 de noviembre de 2013).

6. En caso de que un socio minoritario pida el nombramiento de un auditor para que emita informe, el depósito sólo será posible cuando las Cuentas incorporen el informe emitido por ese auditor, al que previamente habrá nombrado el Registro. No es posible el depósito si se acompaña un informe elaborado por otro auditor, distinto de aquél, nombrado por la compañía (RDGRN de 21 de noviembre de 2013). Incluso si el socio que ha promovido el nombramiento transmite sus participaciones posteriormente, dejando por tanto de ser socio, sigue siendo obligatorio que ese auditor ya nombrado sea el que emita el informe (RDGRN de 6 de noviembre de 2013).

7. Es preciso que la certificación del acuerdo de junta que aprueba las Cuentas señale, de forma indubitada, que el informe de gestión y, en su caso, el de auditoría, corresponden a dichas Cuentas (RDGRN de 4 de marzo de 2013).

Todos los supuestos señalados han sido, como puede verse, objeto de recursos ante la Dirección General de los Registros y el Notariado. Ello indica que se trata, por tanto, de cuestiones controvertidas o susceptibles de generar dudas de interpretación. Pero hay muchos otros requisitos de forma que se deben respetar y que, precisamente por el carácter inexcusable de los mismos, ni siquiera generan recursos. Así, es necesario que las Cuentas incorporen la totalidad de documentos legalmente exigibles, que hayan sido aprobadas en junta con la mayoría legal o estatutariamente exigible, que dicha junta se haya convocado debidamente, que el certificado del acuerdo lo expida una persona con facultades suficientes... La omisión de cualquiera de estos requisitos impediría el depósito y esto, como ya hemos dicho, afectaría al devenir futuro de la compañía.