Consejos para optimizar la organización en la oficina

En un espacio corporativo, incluso en una pequeña oficina en casa, el orden es una de las claves para alcanzar ser eficientes y lograr objetivos diarios. Desde luego, no siempre es fácil de conseguir, ya que hay muchas personas que coordinar y tareas que gestionar. La rutina y los pendientes por hacer nos absorben, haciendo que muchas veces nuestra área de trabajo colapse. Nos encargamos de apagar fuegos, pasando por alto que hay otras maneras de gestionar el tiempo para llegar a todo.

¿Cuál es la consecuencia de ello? Pues, se generan mayores probabilidades de incurrir en errores y olvidar cosas por hacer. De modo que, si quieres optimizar la productividad en tu trabajo, sigue leyendo, porque en este artículo te contamos algunos consejos para mejorar la organización en la oficina con herramientas físicas como archivadores y herramientas digitales.

La organización clave para la productividad

Vivimos en un mundo acelerado, donde, tras la revolución digital, las tareas se han vuelto imperativas, no existe un “después”. Los niveles de exigencia se han incrementado y debemos seguir el ritmo para alcanzar los objetivos, así como mantener nuestra empresa a la vanguardia. Pero solo se puede cumplir con estos tiempos si mantenemos un buen nivel de productividad, implementando las medidas idóneas para que no sea necesario invertir más tiempo, sino usarlo bien.

Ten en cuenta que la productividad es un indicador de la eficiencia del sistema de trabajo, que tiene presente el tiempo como factor fundamental para su cálculo. La organización del trabajo es la base que sustenta el incremento de la productividad.

Estudios han demostrado que la organización en las corporaciones tiene un impacto positivo en la productividad y calidad de vida de los profesionales. Un espacio armonioso y organizado propicia la productividad, disminuye el estrés laboral y optimiza la resolución de problemas, dando lugar a un clima de motivación. Además, tiene beneficios de carácter personal, porque muchos suelen ser más positivos, por lo que tienen grandes ideas y se encuentran en un mejor estado anímico.

¿Cómo mejorar la organización en la empresa?

Para generar un espacio más organizado en la oficina, nos podemos valer de herramientas tanto físicas como digitales. Te contamos algunas de ellas para que las implementes:

• Archivadores: Son ideales para mantener un orden en el archivo, dividir procesos, clientes, facturas, manuales y más. Los hay en todos los tamaños y formas, con diferentes acabados y precios. Te permiten establecer un orden general en el que, sin importar quien falte a la oficina, la información se encuentra depositada en un solo lugar.

• Pizarras de oficina: Pinterest y herramientas como Trello han popularizado cada vez más el uso de tableros. Son ideales para generar recordatorios, realizar listas y planeaciones que se encuentren visibles para todo el mundo. De igual forma, son muy útiles al momento de realizar ponencias, capacitaciones o reuniones de grupo.

• Escritorios cómodos: Para mejorar la productividad de tu oficina, debes equipar a tus trabajadores con el mejor mobiliario. Adquiere escritorios cómodos, con gavetas y compartimientos para almacenar, amplios de acuerdo al espacio y en los mejores acabados. Esto hará que tus trabajadores se sientan bien al laborar en la oficina y optimizará su eficiencia.

• Agendas: Al final o inicio de año entrega a tus trabajadores agenda o planeadores. De esta manera contarán con las herramientas para planificar y organizar sus semanas de trabajo, tareas y pendientes por hacer. Sin contar que, es un muy buen obsequio corporativo que entregar a tus trabajadores.

• Herramientas digitales: Tras la pandemia el proceso de digitalización se ha acelerado. Las herramientas y plataformas han cobrado protagonismo, e incluso se han vuelto indispensables para la realización de tareas. Aplicalas en la gestión de tareas para optimizar la productividad de tu equipo.

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