Conociendo la facturación electrónica

La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional en papel que tiene la misma validez legal, y que cada vez es más utilizada en el sector empresarial. Se trata de un documento fiscal que respalda la venta de bienes y servicios, pero en lugar de imprimirse en papel y enviarse físicamente, se genera, transmite y almacena en formato electrónico.

Contar con un buen software de facturación electrónica es la mejor alternativa para garantizar la facturación electrónica y poder preparar a la empresa para operar en un mercado donde este tipo de facturación es cada vez más habitual.

Cuáles son las características de la facturación electrónica

En un entorno digitalizado como el actual, la factura digital se está convirtiendo en una herramienta fundamental para realizar muchas transacciones comerciales, sobre todo, cuando se opera con empresas y entidades públicas o se superan ciertos valores económicos.

Veamos cuáles son las características más destacadas que definen el proceso de facturación electrónica:

Firma digital del emisor

En primer lugar, una factura digital debe estar firmada electrónicamente por el emisor para así poder validar su procedencia. Para hacerlo, se deben utilizar sistemas homologados de firma que garanticen que el proceso se firma y el envío se realiza dentro de los estándares de seguridad establecidos.

Algunas formas comunes de implementar la firma digital en una factura electrónica son:

• Utilizando un sistema de firma basado en un certificado digital reconocido.
• Mediante un sistema de datos EDI (intercambio de datos electrónico).
• Por medios electrónicos validados o recomendados por la Agencia Tributaria.

Datos obligatorios

Una factura electrónica debe contener los mismos datos obligatorios que una factura tradicional en papel, es decir, nombre, dirección e identificación del emisor y el cliente, número de factura, fecha, productos, cantidades, importes e impuestos.

Además, la factura debe seguir una organización que facilite su legibilidad, diferenciando sus distintas partes, como la cabecera con los datos de la empresa y el cliente, los datos propios de la factura (fecha y número de factura, albarán, presupuesto asociado…), lista de productos con cantidades y precios, y cálculo de impuestos e importe total a pagar.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir con tres criterios fundamentales:

• Legibilidad. La factura debe presentarse en un formato que sea fácilmente entendible por cualquier persona, siendo capaz de distinguir entre sus distintas partes y elementos.
• Autenticidad. Se debe implementar un sistema que garantice que la factura es auténtica, es decir, que fue emitida realmente por la empresa y organización correspondientes.
• Integridad. Se debe garantizar que la factura electrónica no pueda ser modificada tras su firma digital. Como la factura electrónica se envía por medios digitales, la integridad y privacidad de la misma es un aspecto fundamental para conseguir que sea válida y fiable.

Para operar con Administraciones públicas, muchas empresas y organizaciones es imprescindible recurrir a la facturación digital. Disponer de una aplicación que de facturación electrónica se ha convertido en una necesidad para cualquier empresa que quiera maximizar sus opciones de venta en el mercado.